Avant la réunion
1. Comment suis-je averti ?
- 1 mois avant la séance
Vous êtes informés de la tenue d’une réunion par courrier dématérialisé, transmis au secrétariat de votre collectivité d’origine.
- 5 jours francs avant la séance
Vous êtes informés de l’objet, de la date, de l’heure et de l’ordre du jour de la réunion par une convocation électronique envoyée au secrétariat de votre collectivité. Un pouvoir de vote est joint à cet email, ainsi qu’une note explicative portant sur les affaires soumises à délibération. Un SMS d’information vous est adressé en complément.
Les documents de chaque séance sont mis à disposition des délégués dans l’espace Collectivités du site internet du SYDEC (rubrique Boîte à outils).
Le secrétariat de votre collectivité est chargé de vous transférer la convocation et les documents annexes.
- 2 jours francs avant la séance
Un SMS de rappel est envoyé sur votre téléphone portable (objet de la séance, date, heure, lieu).
2. Je n’ai pas reçu ma convocation ou l’ordre du jour pour la prochaine réunion ?
Envoyez une demande écrite par email à Aurore DARROS, responsable des Assemblées : sydec.direction@sydec40.fr
3. Je ne peux pas assister à une séance, que faire ?
Si vous ET votre suppléant êtes empêchés d’assister à une séance, vous êtes priés de remettre, au délégué de votre choix, une procuration de vote. Ce pouvoir doit être obligatoirement nominatif et signé.
Dès votre arrivée sur le lieu de réunion, le mandataire devra le remettre à un des agents du SYDEC en charge de l’émargement.
IMPORTANT
Ce pouvoir est à destination uniquement des délégués du bureau syndical, des commissions départementales et du comité syndical. Il n’est pas demandé pour assister aux comités territoriaux.
4. Comment être averti par SMS de la tenue d’une séance ?
Pour être informé par SMS, transmettez-nous par mail (sydec.direction@sydec40.fr) vos coordonnées téléphoniques, en précisant :
- votre nom et prénom,
- la fonction occupée
- et collectivité d’origine.
Seules les requêtes stipulant l’ensemble des informations demandées seront prises en compte.
Pendant la réunion
1. La signature des feuilles d’émargement
Dès votre arrivée et à chaque début de séance, vous devez signer les feuilles d’émargement afférentes à votre instance et les maquettes budgétaires du comité syndical. Ces documents sont à votre disposition à l’entrée de la salle, pour consultation.
2. La présidence des séances
Le bureau syndical et le comité syndical sont présidés par le président du SYDEC (ou le cas échéant par un de ses vice-présidents).
Les commissions départementales sont présidées par les vice-présidents en charge de la compétence concernée.
Ils font approuver le procès-verbal de la séance précédente et prennent note des modifications éventuelles.
Ils appellent ensuite les affaires inscrites à l’ordre du jour ; seules celles-ci peuvent faire l’objet d’une délibération.
Enfin, il peuvent soumettre des questions diverses.
Chaque comité territorial est animé par deux rapporteurs désignés en début de mandat :
- 1 rapporteur à l’eau et l’assainissement,
- et 1 autre rapporteur à l’énergie.
